LEGALIZACIÓN TELEMÁTICA DE LIBROS

El pasado 12 de febrero se publicó la Instrucción de la DGRN sobre la legalización de libros de los empresarios, en la que se establecía el uso del soporte electrónico para la legalización telemática de todos los libros obligatorios de los empresarios; la cual fue suspendida cautelarmente por el Auto de 27 de abril del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, debido a que se consideraba que no se dejaba cerrado el sistema de seguridad que evitase un uso indebido de la información contenida en esos libros.

Por ello, para evitar este vacío hasta que se resuelva el recurso interpuesto, el miércoles 8 de julio se publicó en el BOE una nueva Instrucción de la DGRM. sobre los mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos de los libros presentados para su legalización, que entrará en vigor el próximo 28 de julio.

En ella se contienen, entre otras, las siguientes instrucciones para legalizar los libros, con el fin de solucionar los problemas de seguridad que argumentaba el referido Auto. Así, conforme a esta nueva Instrucción:

– Hay tres formas de presentar los libros para su legalización:

1. Pueden enviarse de forma telemática normal -sin cifrar-; en este supuesto, los ficheros que contengan los libros se borrarán, de manera inmediata, cuando el registrador haya expedido la certificación de legalización; o caduque el asiento de presentación (cuando se haya calificado como defectuosa y no se haya subsanado en plazo).

2. Si se prefiere un grado más de seguridad, se pueden remitir mediante cifrados a través de dos algoritmos; en este supuesto, el registrador solo certifica el libro y que las claves coinciden, pero no accede a la información (está pendiente que se suba la aplicación gratuita a la página web del Colegio de Registradores para la generación de la clave secreta).

3. También pueden legalizarse contratando con una compañía externa de servicios de certificación, un sistema de cifrado de doble clave –pública y privada-; siendo las responsables de la seguridad de los datos estas entidades.

-El resto de libros –de Actas, de Socios- legalizados en blanco de los ejercicios cerrados a 31 de diciembre de 2014 (es decir, los del ejercicio 2014, para la gran mayoría de sociedades) no es necesario que se legalicen telemáticamente.

– Se asegura la trazabilidad informática de los trámites realizados y de las personas que en ellos hayan intervenido.

– El sometimiento del registrador a la Ley Orgánica de Protección de Datos; es decir, tanto él como las personas que trabajen en el organismo, deben adoptar las medidas de seguridad necesarias que garanticen los datos.

Por último, indicar que, no se recoge en ninguna de las Instrucciones ni en la Ley 14/2013, sanciones en el ámbito mercantil por la falta de legalización de los libros contables; no obstante,  si no están legalizados, no tienen fuerza probatoria, de cara a situaciones como un eventual concurso de acreedores o responsabilidad de los administradores, pues indicarían una falta de llevanza de la contabilidad de la sociedad.

En este blog se ofrece una visión orientativa de los asuntos que se tratan, que no constituye una opinión profesional ni asesoramiento jurídico, por lo que declinamos cualquier responsabilidad sobre decisiones que puedan adoptarse basadas exclusivamente en su contenido. Si desea recibir más información, póngase en contacto con nosotros en la dirección de correo info@picossi.com,para realizar un análisis especifico de la situación, que tenga en cuenta todas las circunstancias.

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