La diferencia entre el cierre de la hoja registral por falta de depósito de las cuentas anuales y por la baja en el índice de entidades del Ministerio de Hacienda

El Registro Mercantil, según su informa en su página web, sirve para dar seguridad al tráfico mercantil publicando los datos jurídicos y económicos de las sociedades y demás personas que se inscriben en el mismo y quiénes son sus representantes.

Obviamente, para que se pueda dar dicha con carácter previo es necesario que se puedan inscribir dichos datos jurídicos y económicos que consultarán los terceros.

Sin embargo, el ordenamiento jurídico, en determinadas situaciones que se consideran extrañas al normal funcionamiento de una sociedad, prohíbe la inscripción en el Registro Mercantil de los hechos jurídicos y económicos que le conciernen. Esta imposibilidad de inscripción es lo que se conoce como “cierre de la hoja registral de una sociedad”

De esta forma se quiere propiciar que la sociedad retome dicho cumplimiento o, en su caso, que no se sigan actualizando sus datos en el Registro Mercantil con el riesgo de que los terceros que lo consulten consideren que se encuentran con una sociedad que participa en el tráfico mercantil conforme a la legalidad, ya que en el Registro se toman nota y se publicitan sus cambios.

El cierre registral está motivado por:

1.- Falta de depósito de las cuentas anuales

A pesar del alto número de recursos que se presenta sobre esta materia ante la negativa de los Registros a la inscripción de determinados actos, la regulación no deja lugar a dudas.

Dispone el art. 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil (RRM) que: “Transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito.

Se exceptúan los títulos relativos al cese o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores generales o Liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa.”

Este cierre registral no tendrá lugar cuando a pesar de no depositarse las cuentas anuales, se justifica ante el Registro Mercantil que ello responde a que no han sido aprobadas por los socios (art. 378.5 RRM).

La ratio de esta norma, independientemente de que luego haya sido tergiversada, es que hay una disparidad de criterios entre socios y órgano de administración y por ello no se ha aprobado las cuentas que se han presentado a los primeros, no simplemente que no se han depositado las cuentas cuando ni siquiera se ha convocado a la Junta General de socios para ello.

2.- La baja en el índice de entidades del Ministerio de Hacienda

Igualmente debe calificarse también como elevado el número de recursos que cuestionan la calificación de los Registradores ante una norma que tampoco deja lugar a muchas interpretaciones.

En cada Delegación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) se lleva un índice de entidades en el que se inscriben las que tienen su domicilio fiscal dentro de su ámbito territorial, la cual podrá acordar la baja provisional en dicho índice, según el art. 119.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, cuando se proceda a la declaración de fallido por insolvencia total de la entidad respecto de débitos tributarios para con la Hacienda Pública del Estado o bien cuando la entidad no hubiere presentado la declaración por este impuesto correspondiente a 3 períodos impositivos consecutivos.

La sanción prevista se encuentra en el art. 119.2 de la referida Ley: “El acuerdo de baja provisional será notificado al registro público correspondiente, que deberá proceder a extender en la hoja abierta a la entidad afectada una nota marginal en la que se hará constar que, en lo sucesivo, no podrá realizarse ninguna inscripción que a aquélla concierna sin presentación de certificación de alta en el índice de entidades.”

Por excepción a la sanción que supone dicho cierre registral por dicho motivo, el artículo 96 del Reglamento del Registro Mercantil dispone que: “Practicado en la hoja registral el cierre a que se refieren los artículos 276 y 277 del Reglamento del Impuesto de Sociedades, sólo podrán extenderse los asientos ordenados por la autoridad judicial o aquellos que hayan de contener los actos que sean presupuesto necesario para la reapertura de la hoja, así como los relativos al depósito de las cuentas anuales.”

¿Por qué es posible la inscripción del cese y nombramiento de administradores/liquidadores en un supuesto de cierre de la hoja registral y no en el otro?

La explicación a la diferencia existente en cuanto a las excepciones al cierre registral la encontramos en quien se considera en última instancia el origen de la anomalía: la sociedad o el órgano de administración.

El cierre de la hoja registral por la falta del depósito de las cuentas anuales es sancionado con la imposibilidad de depositar las cuentas anuales de ejercicios posteriores a aquel cuya falta de depósito conlleva el cierre registral. Sin embargo, no impide la inscripción del cese o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores generales o Liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa.

Por el contrario, cuando el cierre de la hoja registral resulta de la baja en el índice de entidades del Ministerio de Economía la sociedad puede depositar las cuentas anuales de la sociedad (siempre sujeto al depósito previo del ejercicio anterior o justificación al respecto) y los asientos ordenados por autoridad judicial o el acto que por el que se reapertura la hoja de la sociedad; pero está vedado la inscripción del cese y nombramiento de administradores/liquidadores.

La explicación de dicha diferencia estriba en que cuando se cierra la hoja registral por falta de depósito, el nombramiento de un nuevo administrador o cargos directivos se interpreta como una mayor posibilidad de que la sociedad vuelva al cumplimiento de sus obligaciones, en especial, la que ha supuesto el cierre de la hoja registral: la falta de depósito de las cuentas anuales.

Por el contrario, cuando la hoja registral se cierra por la baja en el índice, la causa de esta sanción se encuentra en el incumplimiento de las obligaciones fiscales de la sociedad con, en su caso, la consecuente responsabilidad de su órgano de administración que se le exigirá por la AEAT vía la derivación de responsabilidad prevista en los artículos 41 y siguientes de la Ley General Tributaria.

Está por lo tanto más que justificado, al menos desde la perspectiva del legislador, que no se facilite la desvinculación de los administradores incumplidores de la sociedad que administran y que no presenta el Impuesto de Sociedades o que han dejado caer en una situación de insolvencia sin tomar las medidas para paliar, o que exigen, dicha situación económica.

 

 

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